Co się właściwie wydarzyło?
Pracowałem z jednym klientem przez prawie rok. Wyceniałem projekty intuicyjnie, bez żadnego arkusza, bez kategorii kosztów. Myślałem, że to wystarczy, bo zlecenia przychodziły regularnie.
Pytanie, które zadaję sobie teraz: kiedy dokładnie przestałem wiedzieć, ile zarabiam netto? Odpowiedź jest nieprzyjemna - nigdy tego tak naprawdę nie wiedziałem. Przez 8 miesięcy operowałem na liczbach brutto, ignorując koszty narzędzi, licencji i podwykonawców.
Moment, w którym coś pękło
W grudniu 2023 roku klient poprosił o zestawienie kosztów projektu, który trwał 6 tygodni. Nie byłem w stanie go dostarczyć w ciągu 48 godzin. Nie dlatego, że dane nie istniały - po prostu nigdy ich nie zbierałem w jednym miejscu.
Klient zakończył współpracę po tym zdarzeniu. Nie z powodu jakości pracy, ale dlatego, że brak dokumentacji kosztowej oznaczał dla niego ryzyko w rozliczeniach wewnętrznych.
Co zmieniłem i czego to kosztowało
Przez kolejne 3 miesiące pracowałem z przychodem o 60% niższym niż wcześniej, bo musiałem odbudować bazę klientów. Zacząłem używać prostego arkusza w Google Sheets z 4 kategoriami: przychód brutto, koszty stałe, koszty zmienne per projekt, czas rozliczeniowy.
Gdybym prowadził ten arkusz od początku, miałbym dane gotowe w 15 minut. Zamiast tego straciłem główne zlecenie roku.
Najważniejsza lekcja: monitoring budżetu to nie narzędzie do oszczędzania. To dokumentacja, której klient może zażądać w każdej chwili. Freelancer bez tej dokumentacji jest po prostu nieprzygotowany na profesjonalną współpracę.